Mit der DOCBOX® optimieren und automatisieren Sie Ihre Abläufe: Rechnungen, Posteingang und Freigaben laufen als Workflow von selbst weiter. Und jedes Dokument finden Sie nach wenigen Buchstaben wieder. In der Cloud oder auf Ihrem eigenen Server, eingerichtet und betreut von HANZ IT.
Zertifizierter DOCBOX®-PartnerDOCBOX® Sales Award 2024Cloud oder On-PremiseGoBD-konform
Scrollen Sie mit: Wir begleiten eine Rechnung vom Briefkasten über die Freigabe bis ins Archiv.
Die Ausgangslage
Abtippen, weiterreichen, nachfragen, ablegen, suchen. Papier im Ordner, Anhänge im Postfach, Dateien auf dem Laufwerk: Jeder Handgriff kostet Zeit, und vieles davon wiederholt sich jeden Tag.
Was Papier Sie heute kostet
Geben Sie Ihre Zahlen ein. Der Rechner zeigt, was elektronische Rechnungsverarbeitung laut Hersteller einspart und wie viel Arbeitszeit heute in die Suche nach Dokumenten fließt.
Rechnungen
Suchzeit
Richtwerte zur Orientierung, keine Zusage. Einsparwerte je Rechnung: Angaben des Herstellers DOCBOX®. Die Suchzeit ist Ihre eigene Annahme; wie viel davon die DOCBOX® einspart, besprechen wir gern mit Ihnen.
Persönliche Berechnung anfragenDer Weg einer Rechnung
Scrollen Sie mit: Die Rechnung verändert sich mit jeder Station, und wir erklären, was gerade passiert. Erfassen, auslesen, weiterleiten und an die Buchhaltung übergeben läuft automatisch, wiedergefunden ist sie am Ende nach wenigen Buchstaben.
Station 1 · Eingang
Post, E-Mail, Fax und Web landen in einem gemeinsamen Eingangsfach. Papier scannen Sie in das Eingangsfach oder direkt ins Archiv, aus jedem Programm drucken Sie über den PDF-Drucker in die DOCBOX®, Dateien ziehen Sie per Drag & Drop hinein, ganze Ordnerstrukturen übernehmen Sie per Massenimport.
Station 2 · Digitalisieren
Papier wird gescannt, die OCR liest den gesamten Text, alles wird ins Langzeitformat PDF/A umgewandelt.
Station 3 · Erkennen
Die KI erkennt Rechnungen und liest Nummer, Betrag, Steuersatz und Lieferant aus. Die Daten stehen direkt für Workflow und Finanzbuchhaltung bereit.
Station 4 · Verteilen
Rechnungen, Lieferscheine oder Eingangspost werden automatisch an die zuständigen Kolleginnen und Kollegen weitergeleitet. Stempel, Notizen und Wiedervorlagen halten fest, wer was wann erledigt hat.
Station 5 · Archivieren
Dokumente werden sicher, unverändert, vollständig, ordnungsgemäß und verlustfrei reproduzierbar gespeichert, wie es die GoBD verlangen. Und sie sind sofort für alle Berechtigten auffindbar.
Station 6 · Wiederfinden
Die integrierte OCR hat den gesamten Text bereits beim Archivieren gelesen. Schon nach wenigen Zeichen findet die DOCBOX® das passende Dokument, vergleichbar mit einer Suchmaschine im Internet.
Nachverfolgung der Bearbeitungsschritte, Vertreterregelungen, Erinnerungen und Wiedervorlagen sorgen dafür, dass nichts liegen bleibt.
Die DOCBOX® gibt Daten an Buchhaltung und ERP weiter, zum Beispiel an DATEV.
Papier, E-Mail und Datei werden gleich behandelt. Nichts muss abgetippt oder doppelt abgelegt werden.
Prozesse automatisieren
Das ist der eigentliche Hebel der DOCBOX®: Wir entwickeln Workflows für Ihre DOCBOX® und bilden damit alle Prozesse in Ihrem Unternehmen ab, automatisiert und laufend optimiert.
Ob Rechnungsfreigabe, Posteingang, Vertragsverwaltung oder Personalakte: Sie sagen uns, wie Ihre Abläufe heute laufen. Wir übersetzen sie in Workflows, die von selbst weiterlaufen.
KI & Automatisierung
Was bei unserer Rechnung in Station 3 passiert ist, funktioniert auch mit vielen anderen Dokumenten und Abläufen. Die DOCBOX® nutzt künstliche Intelligenz, um Dokumente automatisch zu erkennen, auszulesen und Workflows anzustoßen.
Eingangsrechnungen werden automatisch erkannt. Nummern, Beträge, Steuersätze und Lieferantendaten stehen direkt für Workflow und Finanzbuchhaltung bereit.
Mitarbeitername, Datum und Arbeitszeiten werden automatisch erfasst und sind sofort für Abrechnung und ERP einsatzbereit.
PDF-Rechnungen werden in strukturierte, maschinenlesbare Formate umgewandelt.
Auch komplexe Layouts mit Artikelnummern, Mengen, Fahrgestellnummern und technischen Merkmalen werden zuverlässig ausgelesen.
Mehrseitige Dateien mit mehreren Personen werden automatisch getrennt und der richtigen Akte zugeordnet.
Zum Beispiel Nachlassaufträge, Wiegescheine oder Probandendaten in Privatkliniken, KI-gestützt erfasst und geprüft.
Wiederfinden
Die Suche durchsucht nicht nur Dateinamen, sondern den gesamten Text jedes Dokuments. Auch Wörter, die nur in einem eingescannten Brief oder einer E-Mail stehen.
Diese Demo läuft mit zehn fiktiven Beispieldokumenten direkt in Ihrem Browser, darunter unsere Rechnung 2025-0412. In der echten DOCBOX® durchsuchen Sie Ihr gesamtes Archiv.
Ordnung
Unsere Rechnung liegt jetzt in der Beschaffungsakte, neben Angebot, Bestellung und Lieferschein. Briefe, Rechnungen, E-Mails und Office-Dateien landen in einer gemeinsamen digitalen Akte. Wiedervorlage, Stempel und Notizen halten sie aktuell, auch wenn mehrere Kollegen daran arbeiten.
Beispielhafter Inhalt
Beispielhafter Inhalt
Beispielhafter Inhalt
Beispielhafter Inhalt
Beispielhafter Inhalt
Beispielhafter Inhalt
Typische Einsatzbereiche: Bauakte, KFZ-Schadensakte, Personalakte, Mandantenakte, Garantieabwicklung, Beschaffungsakte, Produktionsakte, Versicherungsakte, Patientenakte.
Schluss mit Schubladen: Die digitale Akte ist überall dort, wo Sie sind.Sicher und gesetzeskonform
Handelsgesetzbuch und Abgabenordnung schreiben vor, wie lange Geschäftsunterlagen aufbewahrt werden müssen. Die DOCBOX® bewahrt sie revisionssicher auf.
Dokumente werden sicher, unverändert, vollständig, ordnungsgemäß und verlustfrei reproduzierbar gespeichert, wie es die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern (GoBD) verlangen.
Fristenrechner
Voreingestellt: unsere Rechnung aus 2025. Entscheidend ist nicht die Bezeichnung, sondern Funktion und Zweck der Unterlage.
Vereinfachte Übersicht, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Die Frist kann sich verlängern, etwa solange eine Festsetzungsfrist noch läuft. Für Kreditinstitute, Versicherungen und Wertpapierinstitute gelten Sonderregeln. Verträge: Die Frist beginnt erst nach Vertragsende.
E-Rechnung
Seit dem 1.1.2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen für steuerpflichtige Umsätze empfangen können und dürfen sie nicht mehr ablehnen.
Eine E-Rechnung nach EN 16931 ist ein strukturierter Datensatz. Ein normales PDF, TIFF oder JPG gilt dagegen als sonstige Rechnung. Die DOCBOX® zeigt beide E-Rechnungsformate lesbar an, archiviert sie revisionssicher und übergibt sie an ERP und Buchhaltung, zum Beispiel DATEV oder Addison.
Reine XML-Datei ohne Sichtkomponente. Für Menschen erst nach Aufbereitung lesbar, die DOCBOX® übernimmt das.
Hybridformat: ein lesbares PDF mit eingebettetem, strukturiertem XML-Datensatz.
Papier und Bilddateien enthalten keine strukturierten Daten. Mit der KI-Umwandlung macht die DOCBOX® aus PDF-Rechnungen maschinenlesbare Formate.
Cloud oder On-Premise
Die DOCBOX® gibt es bei uns in zwei Betriebsarten: als günstige Cloud-Lösung aus deutschen Rechenzentren oder On-Premise auf einem Server in Ihrem Unternehmen. In beiden Varianten richten wir Archive und Workflows ein und betreuen Sie.
| Merkmal | Cloud | On-Premise |
|---|---|---|
| Betrieb | Dedizierte Server in einem ISO-zertifizierten Rechenzentrum | Server in Ihrem Unternehmen |
| Ihre Daten | Ausschließlich in Deutschland (Nürnberg und Falkenstein), eigene Datenbank je Kunde | Bleiben in Ihrem eigenen Netzwerk |
| Serverhardware | Nicht nötig | Eigener Server bei Ihnen |
| Updates | Automatisch, immer die aktuelle Version | Spielen wir für Sie ein |
| Einrichtung | In wenigen Minuten | Installation durch HANZ IT |
| Zugriff | Browser (Windows, Mac, Linux) und Apps (iOS, Android) | Browser (Windows, Mac, Linux) und Apps (iOS, Android) |
| Kostenfreie Teststellung | Vier Wochen | Vier Wochen |
| Workflows und Betreuung | Von HANZ IT | Von HANZ IT |
In der Cloud brauchen Sie keine eigene Serverhardware, Updates laufen automatisch, und Sie arbeiten im Browser oder per App.
Eine günstige monatliche Rate als Miete All-in, abgestimmt auf Nutzer und Module. Planbar für Ihre Buchhaltung.
Sie kaufen keine Serverhardware und brauchen keinen Platz dafür. Die DOCBOX® läuft im Rechenzentrum.
Updates spielen sich automatisch ein. Sie arbeiten immer mit der aktuellen Version, ohne Aufwand für Ihre IT.
Vier Wochen Teststellung, in der Cloud oder bei Ihnen im Unternehmen, bevor Sie sich entscheiden.
| Betrieb | Dedizierte Server in einem ISO-zertifizierten Rechenzentrum |
|---|---|
| Speicherort | Ausschließlich in Deutschland (Nürnberg und Falkenstein) |
| Datenbank | Jeder Kunde erhält eine eigene Datenbank |
| Updates | Automatisch, immer die aktuelle Version |
| Funktionsumfang | DOCBOX® Professional plus Zusatzmodule |
| Zugriff | Browser (Windows, Mac, Linux) und Apps (iOS, Android) |
| Rechtliches | GoBD- und DSGVO-konform |
Cloud-Rechenzentren der Hetzner Online GmbH; Strom aus Wasserkraft, Kühlung zu 98 % mit natürlicher Außenluft. Angaben des Herstellers.
Wenn Ihre Dokumente das Unternehmen nicht verlassen sollen, installieren wir die DOCBOX® auf einem Server bei Ihnen.
Die DOCBOX® läuft auf einem Server in Ihrem Unternehmen. Ihre Dokumente bleiben in Ihrem eigenen Netzwerk.
Sie nutzen Ihre eigene IT-Infrastruktur. Wir installieren die DOCBOX® auf Ihrem Server und binden sie in Ihr Netzwerk ein.
Neue Versionen spielen wir für Sie ein, damit Sie auch im eigenen Haus aktuell bleiben.
Beratung, Einrichtung, Workflow-Entwicklung, Schulung und Betreuung durch HANZ IT, genau wie in der Cloud.
Die Basisversion DOCBOX® Professional bringt bereits alles für die revisionssichere Archivierung mit. Für Rechnungen wie unsere sind die passenden Wünsche schon angehakt. Sie zahlen nur, was Sie wirklich nutzen.
Für die DOCBOX® gibt es keine Einschränkung auf bestimmte Branchen. Sie wird vom Einzelunternehmen bis zum Konzern eingesetzt.
Angaben des Herstellers aktivweb GmbH, Bodenmais. Mehr unter docbox.eu.
WeiterÜberzeugt? So starten Sie mit HANZ.Mit HANZ starten
Erfolg und Akzeptanz eines DMS hängen in hohem Maße von kompetenter Beratung und zuverlässigem Service ab. Beides bekommen Sie bei uns aus einer Hand.
Die DOCBOX® befreit Sie von der täglichen Papierflut und erleichtert den Unternehmensalltag spürbar. Maßgeschneiderte Module optimieren Ihre dokumentenbasierten Prozesse.
Die integrierte OCR-Software liest und indiziert den gesamten Dokumententext bereits beim Archivieren. Schon bei der Eingabe weniger Zeichen werden die Dokumente gefunden.
Dokumente werden sicher, unverändert, vollständig, ordnungsgemäß und verlustfrei reproduzierbar gespeichert, wie es die GoBD verlangen.
Die DOCBOX® Cloud ist in wenigen Minuten eingerichtet, On-Premise installieren wir sie auf Ihrem Server. Nach einer Kurzeinweisung können Sie sie in Ihrem Unternehmen einsetzen.
DOCBOX® Sales Award 2024
HANZ IT ist zertifizierter DOCBOX®-Partner und Gewinner des DOCBOX® Sales Award 2024. Damit sind wir Ihr Ansprechpartner für alles rund um die DOCBOX®: Beratung, Einrichtung, Workflow-Entwicklung, Schulung und Betreuung.
Revisionssichere Archivierung nach GoBD.
Rufen Sie uns an oder schreiben Sie uns. Wir schauen uns Ihre Prozesse an, zeigen Ihnen die DOCBOX® und richten Ihnen eine kostenfreie Teststellung ein.
Service-Hotline: Mo bis Do 08:00 bis 17:30 Uhr, Fr 08:00 bis 15:00 Uhr
