Was eine E-Rechnung ist
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format nach der europäischen Norm EN 16931. Dazu zählen die XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (ohne die Profile MINIMUM und BASIC-WL). Ein PDF, das nur ein Bild der Rechnung enthält, ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes.
Die Fristen im Überblick
| Ab wann | Was gilt |
|---|---|
| 1.1.2025 | Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Dafür genügt ein E-Mail-Postfach. |
| bis 31.12.2026 | Rechnungen dürfen noch auf Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, in anderen elektronischen Formaten ausgestellt werden. |
| bis 31.12.2027 | Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro dürfen weiter Papier- oder PDF-Rechnungen ausstellen. Bestehende EDI-Verfahren bleiben bis dahin zulässig. |
| 1.1.2028 | Die E-Rechnung ist für inländische Umsätze zwischen Unternehmen Pflicht. |
Ausnahmen
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto
- Rechnungen an Privatkunden
- Rechnungen von Kleinunternehmern
- bestimmte steuerfreie Leistungen
E-Rechnungen richtig archivieren
Der strukturierte Teil der E-Rechnung, also die XML-Daten, muss im Originalformat unverändert aufbewahrt werden, als Buchungsbeleg 8 Jahre lang. Nach der Änderung der GoBD vom 14.07.2025 genügt es grundsätzlich, den maschinenlesbaren Teil aufzubewahren. Den Bildteil eines hybriden Formats wie ZUGFeRD müssen Sie zusätzlich aufbewahren, wenn er weitere oder abweichende Angaben enthält. Wandeln Sie Rechnungen in ein eigenes Format um, bewahren Sie Original und umgewandelte Fassung verknüpft auf.
So hilft die DOCBOX
Ab Version 8 zeigt die DOCBOX mit den passenden Zusatzmodulen XRechnung und ZUGFeRD lesbar an, ruft E-Mails automatisch ab, archiviert revisionssicher und übergibt an ERP- und Buchhaltungssysteme wie DATEV oder Addison. Bei HANZ IT gibt es die DOCBOX als Cloud-Lösung zur Miete.
Dieser Ratgeber ist eine vereinfachte Übersicht und keine Steuer- oder Rechtsberatung. Für Ihren Einzelfall fragen Sie bitte Ihre Steuerberatung.
