Was die GoBD sind
GoBD steht für die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Die Finanzverwaltung legt darin fest, wie Unternehmen steuerlich relevante Daten und Dokumente elektronisch führen und aufbewahren.
Die Aufbewahrungsfristen
| Unterlage | Frist |
|---|---|
| Bücher, Aufzeichnungen, Jahresabschlüsse, Inventare, Lageberichte | 10 Jahre |
| Buchungsbelege, zum Beispiel Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Lieferscheine, Kontoauszüge | 8 Jahre (seit 1.1.2025, vorher 10 Jahre) |
| Empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe | 6 Jahre |
Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstanden ist. Die verkürzte Frist von 8 Jahren gilt erstmals für Unterlagen, deren bisherige Frist am 1.1.2025 noch nicht abgelaufen war. Für Kreditinstitute, Versicherungen und Wertpapierinstitute gelten Sonderregeln. Den passenden Zeitpunkt für einzelne Unterlagen zeigt der Fristenrechner auf der DOCBOX-Seite.
Die Grundsätze im Alltag
- Vollständigkeit: Jeder Beleg ist vorhanden und zugeordnet.
- Unveränderbarkeit: Archivierte Dokumente dürfen nicht unbemerkt geändert oder gelöscht werden.
- Nachvollziehbarkeit: Ein Dritter kann jeden Geschäftsvorfall vom Beleg bis zur Buchung verfolgen.
- Ordnung und Lesbarkeit: Dokumente sind geordnet abgelegt und während der ganzen Frist wieder auffindbar und lesbar.
- Maschinelle Auswertbarkeit: Elektronische Unterlagen bleiben im Originalformat erhalten, damit das Finanzamt sie auswerten kann.
- Verfahrensdokumentation: Sie beschreibt, wie Belege bei Ihnen eingehen, verarbeitet und archiviert werden.
Papier scannen und vernichten?
Das sogenannte ersetzende Scannen ist zulässig, wenn der Ablauf in der Verfahrensdokumentation beschrieben ist und das Scan-Ergebnis mit dem Original übereinstimmt. Unterlagen, die nach anderen Gesetzen im Original aufbewahrt werden müssen, sind davon ausgenommen. Stimmen Sie das Vorgehen am besten mit Ihrer Steuerberatung ab.
Was ein Archivsystem leisten sollte
Ein Dokumenten-Management-System nimmt Ihnen die Regeln im Alltag ab: Es speichert unveränderbar, protokolliert Änderungen, vergibt Berechtigungen und findet jedes Dokument per Volltextsuche wieder. Die DOCBOX speichert Dokumente sicher, unverändert, vollständig, ordnungsgemäß und verlustfrei reproduzierbar, wie es die GoBD verlangen. Bei HANZ IT gibt es sie als Cloud-Lösung zur Miete.
Dieser Ratgeber ist eine vereinfachte Übersicht und keine Steuer- oder Rechtsberatung. Für Ihren Einzelfall fragen Sie bitte Ihre Steuerberatung.
